Импорт на контрагенти *

Администрация > Внедряване > Настройки на системата

За да импортирате контрагенти в систематa, първо свалете празна бланка за импорт от бутона Свали бланка.

Описание на колоните

Контрагенти

Имайте предвид, че са описани само стандартните колони за импорт и вашият файл може да има различни / допълнителни колони от тези:

  • Тип контрагент* – текстово поле, попълва се според съществуващата номенклатура Типове контрагенти (CRM > Настройки Контрагенти >Типове контрагенти, статуси, характеристики).
    • Ако контрагента е от тип Клиент или Доставчик, се попълва стойноста за съответния тип. Например, ако имате Клиенти с два подтипа „Клиенти на дребно“ и „Клиенти на едро“, се попълва подтипът „Клиенти на дребно“.
    • Ако контрагентът е от повече от един тип, се изреждат със запетая – например „Клиент на дребно, Доставчик“;
  • Име* – текстово поле с името на клиента. Ако клиентът е физическо лице, името ще бъде записано в три полета – име, презиме и фамилия. Например Иван Иванов ще стане име Иван и фамилия Иванов. Иван Петров Иванов ще стане име Иван, презиме Петров и фамилия Иванов;
  • Псевдоним – текстово поле с псевдоним на клиента. Използва се за по-лесно търсене на контрагенти при работа с тях. Например контрагент BILLA с псевдоним БИЛА ще излезе като резултат, по който и от двата начина да го търсите;
  • Тип лице* – възможни стойности Физическо лице / Юридическо лице;
  • ЕИК/ЕГН – уникално поле, в системата може да имате само един контрагент с конкретно ЕИК/ЕГН;
  • ДДС – данъчен номер, уникално поле, в системата може да имате само един контрагент с конкретен данъчен номер;
  • МОЛ – имена на МОЛ-а за юридическите лица;
  • Държава
  • Област
  • Населено място
  • Квартал
  • Улица – име на улица
  • Номер – номер на улица
  • Блок
  • Вход
  • Етаж
  • Апартамент
  • Пощенски код
  • Адрес – поле за общо описание на адреса, попълва се, ако нямате данни за детайлно въвеждане на адреса по полета;
  • Телефон – номер на телефон. Може да въведете повече от един телефонен номер, разделени със запетая;
  • Факс –
  • Имейл – имейл за работа с контрагента. Може да въведете повече от един имейл, разделени със запетая;
  • Ценова листа – въвежда се кода на съществуваща ценова листа. Кодът може да видите в P&S > Ценови политики > Ценови листи Клиенти.
    • Въвеждат се само изключенията. Ако искате контрагента да работи по общите правила и търговски политики, оставете полето празно;
    • Ако контрагентът е от тип Клиент, избраната ценова листа ще му бъде присвоена като ценова листа за продажби и ще се взема с най-висок приоритет при създаване на продажба;
    • Ако контрагентът е от тип Доставчик, избраната ценова листа ще му бъде присвоена като ценова листа за доставки;
    • Ценовата листа трябва да е предварително създадена в системата.
  • Бележка – текстова бележка за контрагента
  • Коментар
  • Търговец – име на потребител, отговарящ за клиента. Потребителят трябва да е предварително създаден в системата.
  • Статус
  • Активен/Архивиран- посочвате дали контрагентът е активен или архивиран. Ако оставите полето празно, контрагентът ще се импортне със статус активен.
  • Чуждестранно лице/чуждестранна компания
  • Пакет за импорт на банкови извлечения – служебна характеристика, важи само за контрагенти от тип Банка.

* Полетата, указани с този символ са задължителни за попълване.

Адреси

  • Име на контрагента* – поле, по което се намира към кой контрагент да се асоциира адресът
  • Държава
  • Област
  • Населено място
  • Улица – име на улица
  • Номер – номер на улица
  • Квартал
  • Блок
  • Вход
  • Етаж
  • Апартамент
  • Пощенски код
  • Адрес – поле за общо описание на адреса, попълва ако нямате данни за детайлно въвеждане на адреса по полета;
  • Телефон – номер на телефон за конкретния адрес/офис на контрагента. Може да въведете повече от един телефонен номер, разделени със запетая;
  • Факс
  • Имейл – имейл за работа с конкретния адрес/офис на контрагента. Може да въведете повече от един имейл, разделени със запетая;
  • Бележка

* Полетата, указани с този символ са задължителни за попълване.

Лица за контакти

  • Име на контрагента* – поле, по което се намира към кой контрагент да се асоциира адресът
  • Имена на лице за контакт
  • ЕГН
  • Телефон -личен/служебен номер на телефон. Може да въведете повече от един телефонен номер, разделени със запетая;
  • Факс
  • Емейл – личен/служебен имейл. Може да въведете повече от един имейл, разделени със запетая;
  • Бележка
  • Офис – име на офиса, в който работи/се намира лицето за контакти;
  • Отдел
  • Позиция – длъжност/позиция на лицето за контакти;

* Полетата, указани с този символ са задължителни за попълване.

Често срещани проблеми

Внимание! Системата не се грижи за логическа вярност на данните! Ако данните които импортирате са в правилния формат съответните записи ще бъдат създадени.

Няма undo на вече създадени записи след импорт - проверявайте внимателно данните които импортирате. Внимавайте да не създадете голям обем грешни записи, които после трябва да триете или коригирате един по един.

Автоматичното интелигентно форматиране на съдържанието на ексела понякога създава неприятни проблеми. Често срещани казуси, за които да внимавате:

  • Полета със съдържание, подобно на числа много често се преформатират до число. Например текстово поле с телефонни номера, започващи с "088" могат да се преформатират до "88", като изчезне започващата "0"
  • Полета със съдържание, подобно на дата се преформатират до дата. Например "010203" може да се преформатира до "01.02.2003"
  • Импортът не работи с формули и референции!

Импорт на контрагенти при съществуващи данни в системата

Проверка за съвпадения на импортираните данни с вече съществуващите в системата. При открити съвпадения, системата редактира данните с импортираните.

На първо място задължително се прави проверка по въведено ЕИК/Данъчен номер/ЕГН.

Контрагенти

  • Проверявай имейл
  • Проверявай телефон
  • Проверявай фамилия (Ф.Л.) - само за контрагенти от тип физическо лице

Системата проверява за съвпадение по което и да е от въведените полета в последователност Имейл > Телефон > Фамилия

Лица за контакти

  • Проверявай имейл
  • Проверявай телефон

Системата проверява за съвпадение по което и да е от въведените полета в последователност Имейл > Телефон, като лицето за контакт задължително трябва да съвпада със свързания контрагент. Ако не съвпада със свързания контрагент ще бъде създадено ново лице за контакти към указания в импорта контрагент.

Редакция