Документите в системата са отражение на реалните транзакции, извършвани в компанията. Всички документи в системата са свързани с ваш обект- собствени фирма, офис, магазин, POS, склад и/или каса. Освен това, документите винаги имат още една страна – към клиент, от доставчик, към/от склад, към/от каса, между собствени фирми, складове, каси и т.н.
Достъпът до всяко досие на документ е въпрос на права по потребител или по роля, които са свързани с обектите на фирмата. Правата за виждане се конфигурират на ниво документ от Администрация > Настройки > Администрация документи. Обърнете внимание, че правото да се вижда досието на документ е различно от това да го създава. Може да прочетете повече за правата тук.
Досието на документ съдържа цялата информация, която е била зададена при създаването му.
Досието на документ е разделено на няколко блока, като ще ги разгледаме от горе на долу:
Тип, номер, дата и статус на документа
Първото, което показва досието е (1) тип, номер, дата и (2) статус на документа.
(1) Тип на документа
Показва какъв е типът на документа:
- продажбени документи: продажба, оферта, замяна
- документи за поръчки от доставчик: поръчка, запитване за поръчка
- приходни и разходни финансови документи: фактура, проформа, разписка, касов бон, митническа декларация, протоколи
- платежни документи: ПКО, РКО, дебит, кредит, преместване на пари
- складови документи: експедиция, доставка, изписване, заскладяване, заявка, преместване, ревизия, преоценка/инвентаризация, бракуване, даване/връщане от наем/консигнация, товарене, разтоварване, корекция, складово подреждане
- логистични документи: курс, окомплектовка
- производствени документи: работна поръчка
(1) Номер на документа
Номерът на документа се генерира автоматично според зададените правила за номерация или е въведен ръчно със слагане на отметка „ръчен номер“. При разходни финансови документи всеки документ се въвежда ръчно ( въвежда се номер на получения документ от доставчика).
По номер на документ може да се търси в цялата система, което включва търсенето в списъци и в общото търсене на всички видове документи. Повече за това може да прочетете тук.
(1) Дата на документа
Това е датата на издаване на документа. В създаването на документа се зарежда автоматично текуща дата, но тя може и да е била променяна от потребителя.
(2) Статус на документа
Статусите се използват за по-добро следене на процесът по обработка на документите. Те са особено полезни за филтриране при обработка на големи обеми документи и показват коя е следващата стъпка при управлението на различни процеси. Подробни обяснения за всички видове статуси по документи и какво точно означават те, може да прочетете тук.
Контрагент, собствени обекти и условия, подробна информация за документа
Имайте предвид, че при различните документи информацията е с различна подредба. Например при разходните документи собствени обекти и контрагенти са с разменени места спрямо показаното горе.
(1) Контрагент
Показва информация за контрагента, с който е регистриран документът.
За по-голямо удобство и бърз достъп, навсякъде в системата във всички документи до името на контрагента има бутон , който при натискане показва досието му.
(1) Собствени обекти
Полето дава информация към кой собствен обект е регистриран документа. Обектите са различни, например при продажба показва от кой POS е създадена продажбата, при поръчка и финансови документи- от коя фирма и офис са създадени, при плащане – за коя фирма и в коя каса е регистрирано плащането, при складов документ- за коя фирма и кой склад се отнася и т.н.
(1) Условия на документа
Полето дава информация при какви условия е създаден документът и какви са следващите стъпки, които трябва да се направят за завършване на документа. При продажбата например, това са начините на издаване на стоката- дали ще е директно предадена на клиента, дали ще бъде пратена по куриер, доставена с фирмен транспорт или пък ще бъде взета след 10 дни. Друго условие на продажбата е начинът на фактуриране – дали клиентът иска фактура или само касов бон, каква е данъчната сделка, както и как ще плати клиента или вече е платил – в брой, с карта, смесено, по банка и т.н. В полето може да намерите информация и за търговец( при продажбата) или служител( при фин.документ).
(1) Подробна информация за документа
- номер на документа
- дата на документа
- кой потребител е създал документа
- от коя собствена фирма е издаден документа
- системни дата и час на създаване на документа
Включва задължително:
Добавя още информация според типа на документа за:
- подтип на документа, например „продажба на едро“
- данъчна сделка
- валута
- валутен курс
Таблица с редове на сделката и допълнителни колони
Таблица с редове на сделката /стоки, услуги, BOM, материал, продукт(1) кламера!
(1) Таблица с редове на документа
Таблицата показва какво е съдържанието на документа – артикули, услуги, BOM-ове, приходни или разходни финансови категории. Реално това е списък с нещата, които продавате или купувате, фактурирате, местите и т.н.
(2) Чекъри за добавяне на допълнителни колони към таблицата
Системата дава възможност за добавяне на допълнителни колони с още информация за артикулите/услугите, които са „скрити“ в основния изглед. Това се случва чрез поставяне на тикче в съответния чекбокс. В зависимост от типа на документа към таблицата се добавят различни колони.
При финансови документи може да се добавят следните колони:
В продажба може да се добавят следните колони:
В поръчка може да се добавят следните колони:
Бутони в таблицата с редове на документа
Бутонът за теглене на редовете в ексел генерира файл в xls. формат, съдържащ всички редове на документа.
Бутонът за показване на всички редове разширява на редовете и се използва при документи с повече редове (над 8-10). Обикновено при документ с много редове се появява вътрешен скрол в таблицата, за да може тя да се побере на всякакъв вид и големина устройство, което е особено полезно при използване на Prim.bg от мобилни такива. Разширяването премахва скрола и показва всички редове, независимо от броя им.
Бутонът за прикачени финансови документи показва дали конкретен ред е напълно или частично фактуриран( дали има издаден приходен или разходен финансов документ – фактура, разписка, касов бон), както и дали има закачени допълнителни разходи.
Информация за сумите и данъците на сделката
В края на документа се генерира информация за сумата на всички редове във валутата на документа, която включва най-често:
Обърнете внимание, че ако документът е във валута, левовата равностойност на сумите се добавя отдолу като допълнителен ред.(2) Поле Резултат
В полето за Резултат се обобщава статуса на изпълнение на целия документ, което включва финансова и складова информация за лесна ориентация. С един поглед в полето в досието може да разберете (при продажбата например) колко остава за плащане, фактуриране, изписване, каква е цялата сума и т.н. Това включва:
Описание и описание за вътрешно ползване/бележка
(1) Поле „Описание“
Полето за описание се използва за добавяне на допълнителна информация, засягаща документа. Обикновено системата добавя автоматично описание за свързаните документи, като например в ПКО посочва по кой финансов документ е плащането. Въпреки, че е системно, това описание може да бъде редактирано. Полето „Описание“ се визуализира в печатните бланки на документа.
(2) Поле „Описание за вътрешно ползване“ или „Бележка“
Описание за вътрешно ползване/ бележка се използва за добавяне на информация към документа в свободен текст, която операторът смята за важна. То не се визуализира на печатната бланка, но се показва на редица места в системата.
Tабове с информация в досието
(1) Към документите могат да бъдат включени няколко елемента с допълнителна информация- т.нар. „табове“. Те се използват за по-лесна обработка и проследимост на последващите процеси. Така цялата информация е концентрирана и може да се достъпи от едно място, което спестява много „разходки“ по менютата и губене на време.
Обърнете внимание, че достъпът до всеки отделен таб е въпрос на права, които се конфигурират на ниво документ. Повече за правата за управление на табове можете да разберете тук.
| Име на таб | Описание |
| Свързани операции | Показва списък от всички издадени директни свързани операции по документа. Най-често това са складови, финансови и платежни документи, но те се различават според типа на главния документ. За по-лесен достъп и работа, досието на всеки документ може да бъде достъпено от бутон в края на реда. Таблицата показва следната информация:
Важна е „директната“ връзка между документите. Табът няма да ви покаже документи, които не са с такава връзка. Пример за директна връзка: |
| Прикачени файлове | Възможност за качване и сваляне на файлове в множество формати, които засягат главния документ. Показва и списък с вече прикачените файлове със следната информация:
|
| История | Събитията, които остават следа в системата и се визуализират в този таб са:
|
| Допълнителни разходи | Показва стойността на разпределените допълнителни разходи с подробности за:
|
| Постигнати цени | Показва постигнатите цени по артикули, които се изчисляват на база закачени директни и индиректни разходи:
|
Бутони
