Документите в системата са отражение на реалните транзакции, извършвани в компанията. Всички документи в системата, независимо от типа им, са свързани с ваш обект, в зависимост от предназначението им. Обектите са вашите собствени фирма, офис, магазин, POS, склад и каса. Освен това, документите винаги имат още една страна – към клиент, от доставчик, към/от склад, към/от каса, между собствени фирми, складове, каси и т.н.
Създаването на документите e въпрос на права по потребител или по роля, като са тясно свързани с обектите на фирмата. Правата за създаване се конфигурират на ниво документ от Аминистрация > Настройки > Администрация документи. Обърнете внимание, че правото да създава документ е различно от това да го вижда. Може да прочетете повече за правата тук.
Процесът по създаване на документ включва попълване на следните основни блокове, които са свързани с информацията, която „давате“ на системата:
| Блок | Описание |
| Тип на документа | Типове документи в системата:
|
| Номер на документа | Номерът на документа се генерира автоматично според задените правила за номерация. Номерът се въвежда ръчно в следните случаи:
|
| Дати на документа | Видове дати в системата при създаване на документ:
|
| Контрагент |
Посочва се контрагентът (физическо или юридическо лице), с което имате конкретно бизнес отношение за отразяване в системата. Видове контрагенти:
|
| Условия на документа | В зависимост от типа на документа, има по няколко условия, който трябва да бъдат попълени. Те дават на системата повече информация за документа и последващите операции. Такива могат да бъдат, например при продажбата- търговец, данъчна сделка, тип на последващите складови операции (предаване), тип на финансовия документ, тип на плащането, валута и др.
За подробности прочетете в Оперативна дейност на съотвения модул за конкретния документ. Например за условия на фактурата, отидете в модул Финанси. |
| Редове на документа | В редовете на таблицата на документа се избират или импортират от xls файл артикули, услуги, приходни или разходни финансови категории. |
| Допълнителни колони на таблицата | Възможност за добавяне на допълнителни колони с информация чрез поставяне на тикче в съобтветния чекбокс. В зависимост от типа на документа към таблицата се добавят различни колони. |
| Информация за сумите | В края на документа се генерира инфомация за сумата на всички редове на документа, която включва Сума, Данъчна основа, ДДС и обща сума. Ако документът е във валута, левовата равностойност на сумите се добавя отдолу като допълнителен ред. |
| Описание и описание за вътрешно ползване | Полето за описание се използва за добавяне на допълнителна информация, засягаща документа. Обиновено системата добавя автоматично описание за свързаните документи, като например в ПКО посочва по кой финансов документ е плащането. Въпреки, че е системно, това описание може да бъде редактирано. Полето „Описание“ се визуализира в печатните бланки на документа.
Полето „описание за вътрешно ползване“ се използва за добавяне на информация към документа в свободен текст, която операторът смята за важна. То не се визуализира на печатната бланка. |
Създаване на документ
Потвърждаването на въведената информация и окончателното създаване на документа става чрез бутон Потвърди.
Отказване на документ
Отказът от създаване на документа става чрез бутон Откажи. Документ няма да се генерира и въведената информация в нито един от блоковете няма да бъде запазена.