Правата в системата са основния начин за определяне на достъпа на потребителите до информация, функционалности и дейности в системата.
Условно правата могат да бъдат разделени на два типа:
- права по роли
- права по потребители
Права по роли
Настройката на ролите е една от началните стъпки при внедряване на системата, защото те са един от важните елементи за настройка на правата на потребителите. Ролите в Prim.bg са синоними на длъжностите във фирмата. Потребителите се поставят в Роли и това управлява голяма част от правата за достъп до менютата и функционалностите на системата.
Поставянето на потребители в Роли позволява да се работи не с конкретен потребител, а с цяла група от потребители. Така, когато вече сте настроили правата по роли и ви се наложи смяна на служител например, единственото, което трябва да направите е да укажете новият служител в кои роли ще участва.
За да разберете по-добре и за какво се използват ролите, ще ви дам един пример. Да разгледаме ролята продавач-консултант. Всички потребители в нея следва да могат да създават продажби и финансови документи и да виждат съответните менюта за тези операции. Но дали ще им е нужно цялото меню финанси? Дали няма да им трябват и някой от интерфейсите в склад и логистика, за да проследяват наличността в магазини?
Всички права по това дали да се вижда или не дадено меню или елемент от него, се определят по роли. Отделно в зависимост от правата на Ролята се определя какви операции ще може да създава, да вижда, да редактира, да изтрива и да анулира даден потребител. Тоест, ако продавач-консултантите трябва да могат да създават операции, трябва да им дадете и нужните права за документ Продажба, например.
Обектите в самите операции обаче – например, офисът във фактурата, POS в продажбата, сметката в плащането…Това са права по конкретни потребители. Тоест, по роли определяте какво ще може да вижда, да създава, да променя, да изтрива или анулира групата от хора, а по потребител определяте от кой обект ще се извършва операциите и всички действия по тях.
Във всяко досие в системата – на документ, артикул/услуга, както и в контрагентите има по няколко таба с допълнителна информация. Това включва свързани операции, счетводни записи, прикачени файлове и други данни в документите, в артикула/услугата включва наличности, местения, продажби, поръчки и други. Що се отнася до табовете в досието на контрагента, има множесто данни за самия контрагент, контакти, договори, продажбена информация, финансови документи, плащания и много други. Правата по това кой какво ще вижда в досиетата също се определят по роли.
Права по потребители
Правата по потребители определят кой какъв достъп ще има до определени обекти в системата, като това включва и правата на материалноотговорните лица (responsible person). Персоналните права се посочват по сметки, каси, складове, POS-ове. Обикновено правата по обекти са три типа – да може да вижда, да може да работи, като може да работи в случая на каси и складове е „да може да мести“, и да бъде МОЛ.
Ако дадете правото на някой потребител само да вижда офис, например, той ще може да вижда финансовите документи, издадени от него, но няма да може да издава такива. Работата с документите от офиса се управляват от правото да може да работи.
Правата на материалноотговорните лица контролират изкарването и вкарването на артикули в склада, както и въвеждането на приходни и разходни платежни документи в сметка/каса.
Интерфейс за управление на права
Навсякъде в системата, където видите такива бутони в системата – трябва да знаете, че става дума за права. Обикновено, когато застанете с мишката на конкретната икона за дадено право, ще видите точната му дефиниция. Даването на права и премахването им става чрез поставяне и премахване на чекъри във всички интерфейси.