Създаване на документи

Документите в системата са отражение на реалните транзакции, извършвани в компанията. Всички документи в системата, независимо от типа им, са свързани с ваш обект, в зависимост от предназначението им. Обектите са вашите собствени фирма, офис, магазин, POS, склад и каса. Освен това, документите винаги имат още една страна – към клиент, от доставчик, към/от склад, към/от каса, между собствени фирми, складове, каси и т.н.

Създаването на документите e въпрос на права по потребител или по роля, като са тясно свързани с обектите на фирмата. Правата за създаване се конфигурират на ниво документ от Аминистрация > Настройки > Администрация документи. Обърнете внимание, че правото да създава документ е различно от това да го вижда. Може да прочетете повече за правата тук.

Процесът по създаване на документ включва попълване на следните основни блокове, които са свързани с информацията, която „давате“ на системата:

Блок	Описание
Тип на документа	Типове документи в системата: продажбени документи: продажба, оферта, замяна документи за поръчки от доставчик: поръчка приходни и разходни финансови документи: фактура, проформа, разписка, касов бон, митническа декларация, протоколи платежни документи: ПКО, РКО, дебит, кредит, преместване на пари складови документи: експедиция, доставка, изписване, заскладяване, заявка, преместване, ревизия, преоценка/инвентаризация, бракуване, даване/връщане от наем/консигнация, товарене, разтоварване, корекция, складово подреждане логистични документи: курс, окомплектовка производствени документи: работна поръчка
Номер на документа	Номерът на документа се генерира автоматично според задените правила за номерация. Номерът се въвежда ръчно в следните случаи: винаги при разходни финансови документи във всеки документ при слагане на отметка „ръчен номер“
Дати на документа	Видове дати в системата при създаване на документ: дата на издаване на документа. Зарежда автоматично текуща дата, но може да се промени от потребителя. дата на данъчно събитие. Зарежда автоматично текуща дата, но може да се промени от потребителя. системна дата. Зарежда и записва точна дата и час, когато е създаден документа. Не може да бъде променяна от потребител.
Контрагент	Посочва се контрагентът (физическо или юридическо лице), с което имате конкретно бизнес отношение за отразяване в системата. Видове контрагенти: клиент доставчик банкa държавни организации
Условия на документа	В зависимост от типа на документа, има по няколко условия, който трябва да бъдат попълени. Те дават на системата повече информация за документа и последващите операции. Такива могат да бъдат, например при продажбата- търговец, данъчна сделка, тип на последващите складови операции (предаване), тип на финансовия документ, тип на плащането, валута и др. За подробности прочетете в Оперативна дейност на съотвения модул за конкретния документ. Например за условия на фактурата, отидете в модул Финанси.
Редове на документа	В редовете на таблицата на документа се избират или импортират от xls файл артикули, услуги, приходни или разходни финансови категории.
Допълнителни колони на таблицата	Възможност за добавяне на допълнителни колони с информация чрез поставяне на тикче в съобтветния чекбокс. В зависимост от типа на документа към таблицата се добавят различни колони.
Информация за сумите	В края на документа се генерира инфомация за сумата на всички редове на документа, която включва Сума, Данъчна основа, ДДС и обща сума. Ако документът е във валута, левовата равностойност на сумите се добавя отдолу като допълнителен ред.
Описание и описание за вътрешно ползване	Полето за описание се използва за добавяне на допълнителна информация, засягаща документа. Обиновено системата добавя автоматично описание за свързаните документи, като например в ПКО посочва по кой финансов документ е плащането. Въпреки, че е системно, това описание може да бъде редактирано. Полето „Описание“ се визуализира в печатните бланки на документа. Полето „описание за вътрешно ползване“ се използва за добавяне на информация към документа в свободен текст, която операторът смята за важна. То не се визуализира на печатната бланка.

Създаване на документ

Потвърждаването на въведената информация и окончателното създаване на документа става чрез бутон Потвърди.

Отказване на документ

Отказът от създаване на документа става чрез бутон Откажи. Документ няма да се генерира и въведената информация в нито един от блоковете няма да бъде запазена.