Изтриването или анулирането на документи се случва от досието на документа, от бутоните за действия в долната му част. Всяко действие по изтриване или анулиране е въпрос на права. Те се конфигурират от меню Администрация > Настройки > Администрация документи, където се сетват на ниво документ.
Ако един потребител има повече права за промяна/премахване, то бутоните се събират в един общ бутон Редакция, който се разгъва чрез стрелката от дясно.
Анулиране на документи с бутон Анулиране
Анулирането на документ оставя следа в системата, независимо от типа му, запазва номера му и той може да бъде достъпен в съотвения списък.
Документите със статус „Анулиран“ се оцветяват в бледо сив цвят (1) навсякъде по списъците в системата.
Например:
Имате 3 фактури с номера 0000000001, 0000000002, 0000000003.
Анулирате фактура 0000000002. Следващата фактура, която издадете ще е с номер 0000000004.
Номер 0000000002 ще остане зает и ще се визуализира в системата при търсене.
В досието на всеки анулиран документ се показва (1) Статус „анулиран“ и (2) подробна информация за анулирането му, което включва от кой потребител е анулирана, кога (дата и час) и каква е попълнената причина за анулиране:
Анулиране на продажби и поръчки с бутон Пълно анулиране
Бутонът за пълно анулиране може да се използва единствено при Продажби или Поръчки.
Той анулира конкретния документ (1), от чието досие сте натиснали бутона, но и всички негови свързани документи. Пълното анулиране оставя следи в системата, независимо от типа на документите и запазва номерата им, така че могат да бъдат намерени в системата. Документите със статус „Анулиран“ се оцветяват в бледо сив цвят навсякъде по списъците в системата.
Например Продажба SO00000001, която има свързани:
- плащане в брой ПКО 000000004
- финансов документ Фактура 000000003
- складов документ Изписване STO0000002
При използване на бутон „Пълно Анулиране“ в Продажба SO00000001 (1), всички документи, които са свързани с продажбата ще бъдат анулирани (2). Поле „причина за анулиране“ (3) задължително трябва да се посочи причина от оператора в свободен текст.
След пълното анулиране на продажба SO00000001, системата ще даде номер на следваща продажба SO00000002. Същото се случва и при финансите- следващата фактура, която издаде ще е с номер 0000000004. Номер 0000000003 ще остане зает и ще се визуализира в системата при търсене. Аналогично, това ще се случи и с останалите документи.
Изтриване на документи с бутон Изтриване
Бутонът за изтриване премахва документа и създадените връзки с него от други документи и автоматично освобождава номера, с който е бил регистриран.
Разликата с анулирането е, че анулирането си запазва изцяло номера и той не може да бъде използван повторно. Изтриването, от своя страна, също оставя следа в системата като добавя знак „#“ към първоначалния номер на документа. Така първо, номерът може да бъде използван отново, второ изтритият документ може да бъде намерен в системата със знак „#“.
Освобождаването и повторното използване на номера на изтрития документ е особено важно при финансовите документи, защото може да остави „дупка“ в номерацията им.
Например:
Имате 3 фактури с номера 0000000001, 0000000002, 0000000003.
Изтривате фактура 0000000002. Следващата фактура, която издадете ще е с номер 0000000004.
Номер 0000000002 ще остане незает и ще направи „дупка“ в номерацията ви. Той няма да може да се намери в системата при търсене, а ще се преобразува в #0000000002. Ако желаете да използвате номер 0000000002 за фактура, то когато регистрирате нова в системата, трябва да сложите отметка „ръчен номер“ в документа и да го въведете в полето.